Optimiser son temps : bienfaits, travail, maison

Mener de front les tâches à réaliser dans le cadre professionnel et personnel peut être un réel casse-tête. Heureusement, des outils existent pour optimiser son temps ! Comment faire à la maison, au travail ou même dans les transports ? Les pistes de Pascale Benesse, coach professionnelle.

Optimiser son temps : bienfaits, travail, maison
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Définition : ça veut dire quoi optimiser son temps ?

Optimiser son temps c'est se donner les moyens (dans les meilleures conditions possibles) de gérer nos tâches quotidiennes qu'elles soient d'ordre personnelles, professionnelles ou obligatoires. "Le tout est aussi de conserver des valeurs qui sont importantes pour moi  telles que l'authenticité, la légèreté, la bienveillance, la rigueur, le partage, l'indépendance, le non jugement ou la confidentialité" ajoute Pascale Benesse, coach.

Quels sont les avantages d'optimiser son temps ?

Chacun en tire ses avantages. "Pour certains une meilleure gestion de son temps diminue son stress, lui fera gagner en estime de soi, pour d'autres elle libéra du temps pour s'occuper de soi, des amis et de la famille". L'optimisation du temps à également un impact sur le plan professionnel. "Une organisation optimisée que nous nous sommes appropriée nous permettra d'être plus proactif, d'être à jour de les dossiers, plus concentré sur la priorité du moment, d'accorder plus de temps aux collègues et aux collaborateurs. Nous n'avons pas tous les mêmes contraintes, ni même la volonté de gérer différemment son temps. Chacun aura un avantage très personnel à "optimiser" son temps. Pour moi, par exemple, c'est parfois savoir dire "non". Cela peut aussi être de m'accorder du temps rien qu'à moi -pour lire par exemple -sans une once de culpabilité vis-à-vis des personnes qui m'entourent, parce qu'après quelques minutes ou heures de lecture, je suis bien, "bien" avec moi, et donc avec eux" explique la spécialiste.

Comment optimiser son temps à la maison ?

Chacun doit trouver son "moteur" et se mettre en action.

Au quotidien, un des moteurs pour optimiser son temps est le plaisir ! "En m'écoutant, je fais les tâches du quotidien les unes après les autres. Plus je suis dans l'action, plus je prends du plaisir. Quand je n'ai pas envie de vider le lave-vaisselle, par exemple, je me dis "allez ça va te prendre 2 minutes, et tu pourras ensuite vaquer à autre chose et faire ce qui te fait plaisir comme lire un livre" détaille Pascale Benesse. Chacun doit ainsi trouver son "moteur" et se mettre en action. "Un Premier Petit Pas (3P) est alors nécessaire. Ce 1er petit pas peut très vite se transformer en 6 P Premier Petit Pas Possible Positif Pertinent" La coach prévient néanmoins : il n'y a pas de recette magique car chacun doit réfléchir à l'action qui lui conviendra le mieux pour gérer différemment son temps et y trouver tous les bienfaits que cela peut lui apporter. Néanmoins, une fois les bénéfices identifiés, le premier pas devient plus simple.

Comment optimiser son temps au travail ?

Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était effectué de manière continue

Sur le lieu de travail, entre les sollicitations des collègues, les nombreuses pauses-café ou l'accumulation des tâches nous pouvons parfois avoir l'impression d'avoir du mal à gérer notre temps. La coach nous dévoile ses astuces. La première est de se concentrer sur une seule et unique tâche à la fois et de limiter les interruptions : tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était effectué de manière continue. "Les interruptions, les dérangements engendrent des pertes de temps, une dispersion et éventuellement à la longue des phénomènes de stress. Un manager est interrompu en moyenne toutes les 16 minutes. Or il est plus efficace d'effectuer un travail en continu : il faut 3 minutes pour se concentrer sur une tâche ce qui engendre de la fatigue et un sentiment d'inefficacité. Prenez des rendez-vous avec vous-même. Indiquez à quelles heures vous êtes disponible" conseille Pascale Benesse. La deuxième solution est l'optimisation en planifiant son temps de manière globale. "Nous pouvons commencer par planifier une journée car il est inutile de planifier une semaine, un mois ou une année, si on n'a pas l'expérience de planifier une journée. Cette unité de temps est plus facile d'accès pour chacun d'entre nous" préconise la coach.

L'optimisation du temps au travail passe aussi par le fait de savoir dire non.

L'optimisation du temps au travail passe aussi par le fait de savoir dire non. Pour la coach, assumer de faire des choix, de décider, de trancher, est déjà une première bonne étape pour améliorer sa gestion du temps. Il est aussi intéressant de commencer par ce que l'on n'aime pas faire et de ranger notre bureau !  "Plus on dispose de place et moins on trie. Les dossiers et les documents s'entassent jusqu'à remplir tout l'espace disponible. Vous risquez d'égarer des papiers importants. La pagaille qui règne gêne la concentration. Une seule solution : triez et jetez, étiquetez, classez, organisez, refusez toute accumulation"

Comment optimiser son temps de sommeil ?

Les conseils que la coach a pu prodiguer en tant que manager sont quelques pistes. "En tant que manager. Je recommandais à mes collaboratrices qui se réveillaient la nuit en pensant à un dossier en cours de noter leurs idées, pensées, inquiétudes sur un cahier. Une fois ces "polluants" écrits, vous libérez de la place dans votre cerveau" explique t-elle avant de conclure "Rien ne pourra être traité de votre lit. C'est posé, il sera temps le matin en arrivant au bureau de traiter ces notes". Il existe aussi des protocoles de respiration qui permettent de faire baisser le rythme cardiaque et facilite un endormissement paisible et durable. De nombreuses routines peuvent répondre aux insomnies. Pour optimiser son temps de sommeil et mieux dormir, il faut respecter ses cycles et ses besoins mais aussi adopter une bonne hygiène de vie.

Comment optimiser son temps dans les transports ?

Optimiser son temps dans les transports c'est aussi profiter de ce temps pour faire des choses qui nous font plaisir ! "Pourquoi ne pas s'acheter un petit carnet qui se rangera facilement dans votre poche de manteau, dans votre sac à main ?" conseille la spécialiste. Durant votre voyage, vous aurez le temps d'y dessiner, d'y faire des collages ou d'y décrire ce qui vous entoure. "Vous pourriez y écrire votre météo du jour : comment vous vous sentez, quelles sont les émotions que vous ressentez, de quoi vous avez envie aujourd'hui… Et suivre vos envies, votre évolution au fil des jours. Essayez c'est ludique, et utile" note la coach. Il est aussi possible d'y lister les différents types de temps et de les quantifier en demandant comment nous aimerions les voir évoluer. :

  • Professionnel (activité ayant pour finalité une rémunération)
  • Personnel (activité génératrice de plaisir , sans autre bénéfice (Vacances, tv, téléphone)
  • Pour soi (activité qui vous fait progresser physiquement, mentalement, spirituellement (lecture, yoga, sport),
  • Obligatoire (activités vitales, (sommeil, repas, trajet pro, tâches ménagères),
  • Perdu (activité qui remplit votre temps sans apport, sans être obligatoire, sans plaisir, sans déplaisir),

Il est nécessaire de savoir distinguer l'urgent de l'important.

Comment définir ses priorités ?

Il est nécessaire de savoir distinguer l'urgent de l'important. "Rares sont les tâches qui exigent que nous nous en occupions sur le champ. Et, si nous traitons quotidiennement les tâches vraiment importantes, celles qui ont une valeur significative et une incidence vitale sur l'avancement de nos objectifs à court, moyen et long terme, les autres tâches moins importantes seront redistribuées de façon plus efficace" explique la coach. Il faut prendre conscience des dévoreurs de temps internes – c'est-à-dire propres à soi - et externes -liés à autrui et à l'environnement- , en faire la liste et les réduire (ou les éliminer).

Merci à Pascale Benesse, coach

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